Personvernerklæring – Kulturhoder AS
Kulturhoder AS er et rekrutterings- og rådgivningsselskap for kultur-, medie- og arrangementsbransjen. Vi rekrutterer til egne stillinger og på vegne av oppdragsgivere. Denne erklæringen forklarer hvordan vi behandler personopplysninger om deg, og hvilke rettigheter du har.
1. Om erklæringen
Erklæringen gjelder for:
personer som søker på en stilling eller registrerer seg i kandidatbasen vår
personer vi kontakter på eget initiativ, eller som blir anbefalt til oss som mulige kandidater
referanser, og kontaktpersoner hos oppdragsgivere og samarbeidspartnere
besøkende på kulturhoder.no og kulturhoder.teamtailor.com
2. Hvem som er ansvarlig
Kulturhoder AS er behandlingsansvarlig for behandlingen som beskrives her. Det betyr at vi bestemmer hvorfor og hvordan opplysningene behandles.
Selskap
Kulturhoder AS
Organisasjonsnummer
833 019 082
Kontorer
Moss og Oslo
E-post
hallo@kulturhoder.no
Nettsted
kulturhoder.no
Bruk hallo@kulturhoder.no i alle spørsmål om personvern, og når du vil bruke rettighetene dine etter punkt 9.
Når vi deler kandidatopplysninger med en oppdragsgiver, blir oppdragsgiveren selvstendig behandlingsansvarlig for sin videre behandling. Da gjelder deres egen personvernerklæring for behandlingen i deres systemer. Se punkt 6.
3. Hvilke opplysninger vi behandler, og hvor de kommer fra
Kategori
Eksempler
Kontakt- og profilopplysninger
Navn, kontaktinformasjon, bosted, arbeidserfaring, utdanning, kompetanse, tilgjengelighet og lønnsforventning
Søknadsopplysninger
CV, søknad, attester, vitnemål, arbeidsprøver og porteføljelenker
Opplysninger fra rekrutteringsprosessen
Kommunikasjon, intervjunotater, opptak og transkripsjon av screeningintervju, vår vurdering opp mot kravprofilen, testresultater og referanseopplysninger
Tekniske opplysninger
IP-adresse, nettleser, enhet og bruk av nettsidene våre
Opplysningene kommer vanligvis fra deg. Vi kan også innhente yrkesrelaterte opplysninger fra offentlig tilgjengelige kilder som LinkedIn og arbeidsgiveres nettsider, fra oppdragsgivere og fra personer som anbefaler kandidater. Vurderinger og notater utarbeider vi selv som del av prosessen.
Kontakter vi deg på eget initiativ, forteller vi hvor vi har funnet deg og viser til denne erklæringen, senest ved første kontakt. Du kan da motsette deg behandlingen eller be oss slette opplysningene umiddelbart.
Det er frivillig å gi oss opplysninger, men vi trenger enkelte kontakt- og kvalifikasjonsopplysninger for å kunne vurdere deg. Får vi dem ikke, kan vi ikke behandle søknaden. Vi ber ikke om fødselsnummer i en rekrutteringsprosess.
4. Hvorfor vi behandler opplysningene
All behandling av personopplysninger krever et rettslig grunnlag. Her er våre.
Formål
Hvem det gjelder
Rettslig grunnlag
Behandle søknaden din på en stilling vi rekrutterer til for oss selv
Søkere
Tiltak før avtaleinngåelse på din anmodning, artikkel 6 nr. 1 bokstav b
Behandle søknaden din på en stilling vi rekrutterer til for en oppdragsgiver
Søkere
Berettiget interesse, artikkel 6 nr. 1 bokstav f – vår og oppdragsgiverens interesse i å gjennomføre en forsvarlig rekrutteringsprosess
Finne, vurdere og kontakte kandidater på eget initiativ
Kandidater vi oppsøker eller får anbefalt
Berettiget interesse, artikkel 6 nr. 1 bokstav f
Dele kandidatopplysninger med oppdragsgiver
Aktuelle kandidater
Berettiget interesse, artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Har vi kontaktet deg, deler vi først etter avtale med deg
Beholde profilen din i kandidatbasen for fremtidige stillinger
Kandidater i basen
Berettiget interesse, artikkel 6 nr. 1 bokstav f – du kan når som helst reservere deg
Innhente referanser
Kandidater i sluttfasen
Berettiget interesse, artikkel 6 nr. 1 bokstav f – og først etter avtale med deg
Sende deg varsel om relevante stillinger
De som har bedt om det
Samtykke, artikkel 6 nr. 1 bokstav a
Gjennomføre evne- og personlighetstester
Kandidater i sluttfasen
Samtykke, artikkel 6 nr. 1 bokstav a
Ta opp og transkribere screeningintervju
Kandidater i screening
Samtykke, artikkel 6 nr. 1 bokstav a
Drifte og sikre nettsidene og rekrutteringssystemet
Besøkende
Berettiget interesse, artikkel 6 nr. 1 bokstav f
Analyse og ikke-nødvendige informasjonskapsler
Besøkende
Samtykke, artikkel 6 nr. 1 bokstav a, jf. ekomloven § 3-15
Dokumentere prosesser og håndtere rettskrav
Alle
Berettiget interesse, artikkel 6 nr. 1 bokstav f
Oppfylle regnskaps- og bokføringsplikter
Oppdragsgiverkontakter
Rettslig forpliktelse, artikkel 6 nr. 1 bokstav c
Om vår berettigede interesse. Der vi bygger på berettiget interesse, har vi vurdert at interessen vår i å drive rekruttering veier tyngre enn ulempen for deg – blant annet fordi vi bare behandler yrkesrelaterte opplysninger, fordi vi er åpne om hvor vi har dem fra, og fordi du enkelt kan motsette deg behandlingen. Du kan be om å få vite hvordan vurderingen er gjort.
Du kan når som helst protestere. Bygger behandlingen på berettiget interesse, har du rett til å motsette deg den, jf. personvernforordningen artikkel 21. Det gjelder også lagringen av profilen din i kandidatbasen. Send en e-post til hallo@kulturhoder.no, så stanser vi behandlingen med mindre vi kan påvise tvingende berettigede grunner som går foran dine interesser. Du trenger ikke begrunne det.
Om samtykke. Der vi bygger på samtykke, er det frivillig, og du kan trekke det tilbake når som helst uten at det påvirker lovligheten av behandlingen før du trakk det.
5. Opplysninger vi ikke innhenter
Norsk rett setter grenser for hva som kan etterspørres i en ansettelsesprosess. Vi følger de samme grensene når vi rekrutterer for en oppdragsgiver.
Vi spør ikke om:
graviditet, adopsjon eller planer om å få barn
religion eller livssyn
etnisitet
funksjonsnedsettelse
seksuell orientering, kjønnsidentitet eller kjønnsuttrykk
hvordan du stiller deg til politiske spørsmål
medlemskap i arbeidstakerorganisasjon
De fem første følger av likestillings- og diskrimineringsloven § 30, de to siste av arbeidsmiljøloven § 13-4. Loven åpner for snevre unntak i enkelte stillinger. Skulle et slikt unntak gjelde, sier vi fra i utlysningen.
Helseopplysninger ber vi bare om der de er nødvendige for å utføre de konkrete arbeidsoppgavene i stillingen, jf. arbeidsmiljøloven § 9-3. Trenger du tilrettelegging i en intervjusituasjon, er du velkommen til å si fra – den informasjonen brukes bare til det, og inngår ikke i vurderingen av deg.
Politiattest ber vi ikke om. Vandelskontroll krever hjemmel i lov eller forskrift, jf. politiregisterloven § 36. I de få stillingene der en oppdragsgiver har slik hjemmel, står det i utlysningen, og attesten håndteres av oppdragsgiveren, ikke av oss.
Vi ber heller ikke om særlige kategorier av personopplysninger etter personvernforordningen artikkel 9, og vi ber deg om ikke å sende slike opplysninger med mindre vi uttrykkelig har etterspurt dem. Har du likevel delt dem med oss på eget initiativ, i CV, søknad eller samtale, inngår de ikke i vurderingen, og vi deler dem ikke med oppdragsgiver. Du kan be oss slette dem.
6. Hvem vi deler opplysningene med
Våre oppdragsgivere. Når du søker på en stilling vi rekrutterer til for en oppdragsgiver, deler vi søknaden din, CV og vår vurdering med oppdragsgiveren dersom du er aktuell. Hvilken oppdragsgiver det gjelder, går fram av utlysningen. Vi deler ikke kandidatopplysninger med andre oppdragsgivere enn den som gjelder den aktuelle prosessen.
Har vi tatt kontakt med deg, deler vi ingenting med en oppdragsgiver før vi har avtalt det med deg. Du skal alltid vite hvilket selskap navnet ditt presenteres for, og du kan si nei.
Våre leverandører. Rekrutteringssystemet og karrieresiden vår leveres av Teamtailor. I tillegg bruker vi leverandører av e-post, lagring, kommunikasjon og testverktøy. Disse behandler opplysninger på våre vegne og etter vår instruks. Du kan be om en oversikt over hvem de er.
Andre mottakere. Opplysninger kan også deles med offentlige myndigheter når vi er rettslig forpliktet til det, med rådgivere eller parter når det er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav, og med en ny eier ved fusjon, oppkjøp eller salg av virksomheten. Du vil bli informert ved en virksomhetsoverdragelse.
Vi selger aldri personopplysninger, og vi deler dem ikke med andre for deres egen markedsføring.
Tester og referanser
Evne- og personlighetstester brukes i enkelte prosesser som beslutningsstøtte. Deltakelse er frivillig, og du får vite hvilket verktøy som brukes og hva resultatet brukes til før du begynner. Du har rett til en tilbakemelding på ditt eget resultat. Testresultater avgjør aldri utfallet alene.
Opptak av screeningintervju. Vi tar opp screeningintervjuer når du har sagt ja til det, slik at vi kan konsentrere oss om samtalen i stedet for å notere. Opptaket transkriberes automatisk, og systemet lager et sammendrag vi bruker som støtte i vurderingen. Du får spørsmålet før møtet, og du kan si nei uten at det påvirker kandidaturet ditt – da noterer vi i stedet. Opptaket og transkripsjonen slettes når rekrutteringsprosessen er avsluttet.
Referanser. Vi kontakter bare personer du selv har oppgitt, og først når vi har avtalt det med deg. Vi forteller referansen hvilken stilling det gjelder, og stiller bare spørsmål som er relevante for stillingen.
Søk i åpne kilder. Vi ser på yrkesrelatert informasjon som er offentlig tilgjengelig, typisk LinkedIn og arbeidsgiveres nettsider. Vi gjør ikke systematiske søk i private profiler i sosiale medier, og vi bruker ikke privat innhold i vurderingen av deg.
Utvalgsspørsmål og automatiserte avgjørelser
I de fleste utlysningene våre stiller vi noen få spørsmål om kvalifikasjoner stillingen krever. Du svarer selv på disse, og kravene går fram av utlysningen før du begynner å søke. Svarer du at du ikke oppfyller et av kravene, åpner ikke det digitale søknadsskjemaet.
Dette er ingen vurdering av deg, og ingen avvisning. Mener du at du likevel er riktig for stillingen – fordi erfaringen din dekker kravet på en annen måte, eller fordi spørsmålet ikke treffer din situasjon – ta kontakt på hallo@kulturhoder.no, så vurderer en rekrutterer saken din manuelt. Vi oppgir også telefonnummer i utlysningene, og du er alltid velkommen til å ringe.
Rekrutteringssystemet vårt kan sortere og rangere søknader og lage sammendrag som støtte for rekruttereren. Deler av denne behandlingen bruker kunstig intelligens. En rekrutterer gjør en selvstendig vurdering før noen tas ut av en prosess, og endelige rekrutteringsbeslutninger treffes aldri utelukkende ved automatisert behandling. Mener du likevel at en avgjørelse er tatt automatisk, kan du be om at et menneske ser på den, legge fram ditt syn og bestride avgjørelsen.
7. Hvor lenge vi lagrer opplysningene
Vi lagrer ikke personopplysninger lenger enn nødvendig for formålet.
Opplysninger
Lagringstid
Profil i kandidatbasen
Til du reserverer deg eller ber om sletting, og uansett ikke lenger enn 36 måneder etter siste relevante aktivitet
Søknadsopplysninger fra en konkret prosess
Mens prosessen pågår, og inntil seks måneder etter at den er avsluttet
Opptak og transkripsjon av intervju
Slettes når rekrutteringsprosessen er avsluttet
Testresultater og referanseopplysninger
Følger lagringstiden for rekrutteringsprosessen de hører til
Tekniske opplysninger om besøk på nettsidene
Inntil ett år. Se retningslinjene for informasjonskapsler
Dokumentasjon av utvelgelsen og opplysninger knyttet til et rettskrav
Så lenge det er nødvendig for å kunne svare på spørsmål om prosessen, og for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav
Regnskaps- og bokføringsopplysninger
Fem år etter regnskapsårets slutt, jf. bokføringsloven § 13
Om kandidatbasen. Vi rekrutterer hovedsakelig til leder- og spesialiststillinger, der en profil er relevant for oss over tid. Relevant aktivitet kan være kontakt mellom deg og oss, at du oppdaterer profilen din, søker på en stilling eller deltar i en rekrutteringsprosess. Som aktivitet regnes også kontakt fra oss – for eksempel når vi varsler deg om en stilling du kan være aktuell for.
Omtrent én gang i året får du en påminnelse fra rekrutteringssystemet vårt om at opplysningene er lagret hos oss, slik at du kan ta stilling til om du fortsatt vil stå registrert. Du trenger ikke gjøre noe for å bli stående, og du kan når som helst si fra at du vil ut.
Vi sletter profilen din når én av disse inntreffer:
du reserverer deg, ber om sletting eller sletter profilen selv
du svarer på påminnelsen at du ikke lenger vil stå registrert
det har gått 36 måneder siden siste relevante aktivitet
Du bestemmer selv. Du kan når som helst slette profilen din, eller be oss gjøre det, på hallo@kulturhoder.no. Da sletter vi søknader, CV, vedlegg, testresultater og våre vurderinger, og du kan ikke lenger vurderes for fremtidige stillinger hos oss. Vi kan likevel beholde begrensede opplysninger der det er nødvendig for å oppfylle en rettslig plikt eller håndtere et rettskrav.
Vi rydder også selv. Vi gjennomgår kandidatbasen jevnlig og sletter opplysninger vi ikke lenger har grunn til å oppbevare.
8. Overføring utenfor EØS og sikkerhet
Overføring. Rekrutteringssystemet vårt driftes innenfor EØS. Enkelte tilleggstjenester – for eksempel utsending av SMS og levering av innhold på nettsidene – kan innebære at opplysninger behandles av leverandører utenfor EØS. Skjer det en slik overføring, bygger den på et gyldig overføringsgrunnlag etter personvernforordningen kapittel V, enten EU-kommisjonens beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller EUs standard personvernbestemmelser med nødvendige tilleggstiltak. Du kan be om nærmere informasjon om hvilke overføringer som skjer, og kopi av grunnlaget.
Sikkerhet. Vi bruker tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte opplysningene dine mot uautorisert tilgang, endring og sletting. I praksis betyr det tilgangsstyring, slik at bare de som trenger det har tilgang, kryptering under overføring, og skriftlig avtale med leverandørene som behandler opplysninger på våre vegne.
Oppdager vi et brudd på personopplysningssikkerheten, melder vi fra til Datatilsynet der regelverket krever det, og varsler deg dersom bruddet sannsynligvis medfører høy risiko for dine rettigheter og friheter.
Informasjonskapsler. Karrieresiden bruker nødvendige informasjonskapsler, og analysekapsler bare dersom du samtykker, jf. ekomloven § 3-15. Se egne retningslinjer for informasjonskapsler på karrieresiden.
9. Dine rettigheter
Avhengig av behandlingen kan du ha rett til å:
få innsyn i opplysningene vi har om deg, og kopi av dem
få rettet opplysninger som er feil eller ufullstendige
få opplysninger slettet
få behandlingen begrenset mens en innsigelse eller retting behandles
protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse
få opplysningene du har gitt oss i et maskinlesbart format, eller overført til en annen
trekke tilbake et samtykke du har gitt
be om menneskelig vurdering dersom du mener en betydningsfull avgjørelse er tatt utelukkende automatisk
Noen rettigheter har lovbestemte vilkår og unntak. Kan vi ikke imøtekomme en forespørsel fullt ut, begrunner vi det skriftlig og viser til hjemmelen.
Slik bruker du rettighetene. Send en e-post til hallo@kulturhoder.no. Vi svarer uten ugrunnet opphold og senest innen én måned. Er forespørselen kompleks, kan fristen forlenges med inntil to måneder, og vi gir deg beskjed. Det koster ingenting.
Du kan også selv se, endre og slette profilen din via Connect på karrieresiden vår.
Klage til Datatilsynet. Mener du at vi behandler personopplysninger om deg i strid med regelverket, setter vi pris på at du tar kontakt med oss først, slik at vi får rettet opp. Du har uansett rett til å klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan du klager på datatilsynet.no.
10. Endringer i erklæringen
Vi oppdaterer denne erklæringen når måten vi arbeider på endrer seg, eller når regelverket krever det. Gjeldende versjon ligger alltid på karrieresiden vår.
Vi informerer registrerte kandidater særskilt når regelverket krever det, eller når en endring har vesentlig betydning for dem.
Versjon 2.2 – publisert 6. nov. 2026. Erstatter versjonen publisert 7. juni 2024.
Har du spørsmål om hvordan vi behandler personopplysninger, ta kontakt på hallo@kulturhoder.no.
